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            Excel培训操作手册


            Excel 培训操作手册
            主讲:朱江浩 整理:杨慧仪

            目录
            一、Excel 概述................................................................................................... 2 二、功能............................................................................................................ 2 三、具体操作步骤及要点 ..................................................................................... 2 1.标题设置 ................................................................................................ 2 2.几个简单的快捷键介绍 ............................................................................... 3 3.合并单元格内容 ........................................................................................ 4 4.分列 ......................................................................................................... 4 5.时间的快速输入 ........................................................................................ 6 6.数据有效性 ............................................................................................... 9 7.冻结窗口 ................................................................................................ 11 8.空值填充 ................................................................................................ 12 9.选择性粘贴 ............................................................................................. 13 10.高级筛选............................................................................................... 15 11.绝对引用............................................................................................... 16 12.“F4”的作用 .......................................................................................... 17 13.百分比计算 ........................................................................................... 18 14.数据透视表 ........................................................................................... 19

            一、Excel 概述

            1. 功能强大,是最好的制表软件 2. 普及性非常广,适用于各行各业 3. 兼容性非常好 二、功能

            1. 数据录入、收集 2. 函数与公式 3. 图形图表 4. 数据分析功能 5. VBA 三、具体操作步骤及要点

            1.标题设置 大家一般习惯在工作表的首行合并单元格来设置标题,但其实这方法并不科学, 因为合并单元格之后往往会影响到后面的数据整理分析不能顺利进行。 所以在标题设置方面推荐使用页眉功能。步骤如下: 1)在页面设置中选择“页眉/页脚”,然后点击“自定义页眉”。

            2)在中间的文字框中输入标题,如“中铁物资供应站钢材明细台账”

            3)点击“确定”后,页眉设置结果如下,标题出现在每一页中。

            2.几个简单的快捷键介绍 1)“Ctrl + N”新建 Excel 表 2)“Ctrl+ Tab”两个或多个工作表之间互相切换 3)“Alt+ Tab”多个窗口之间切换

            4) “Ctrl+ Home”返回到表格的第一行第一列; “Ctrl+↑”返回到有数据的第一行 “Ctrl+↓”到有数据的最后一行 “Ctrl+←”到有数据的最左列

            “Ctrl+→”到有数据的最右列 5)填充。“Ctrl+ D”向下填充;“Ctrl+ R”向右填充。 6)“Ctrl+ Shift+↓”。将光标定在数据第一行后按“Ctrl+ Shift+↓”可选 择连续有效数据列 7)在 QQ 打开的前提下,“Ctrl+ Alt+ A”截图 3.合并单元格内容 合并两个单元格的内容用“&”。在空白处输入公式如下:

            回车后结果如图:

            4.分列 1)选中要进行分列的“规格型号”列,在“数据”版面中选择“分列”

            2)默认点击“下一步”

            3)取消勾选“Tab 键”,勾选“其他”,在后面的框中输入“*”,点击“下一 步”

            4)将旁边一空白列设置为目标区域,点击“完成”

            5)分列效果如图:

            5.时间的快速输入 (注:输入日期是应用“/”或“-”作间隔,不要用“.”,否则系统不能自动识 别) 1) “Ctrl+;”快速输入当天日期

            2) “Ctrl+ Shift+;”快速输入当前时间

            另外在单元格中输入 NOW 函数也可以表示当前时间

            3) 选中日期一列,用“Ctrl+ H”将日期中的“.”替换成“/”,点击全部替 换。

            4) 用“Ctrl+1”将单元格格式设置如下:

            5) 日期可以加减,在空白处输入公式,用上面的日期减下面的日期,结果如图

            6)将鼠标移到单元格右下角,等光标变成十字符号时,按住右键往下拉,选择 “以工作日填充”,结果如图。也可根据需要选择其他填充。

            7)提取月份。在月份一列空白单元格输入如图公式,回车后自动填充效果如下 图。

            8)提取年和月。步骤与提取月份相同

            提取日的方式与提取年月相同,用 Day()函数即可。 6.数据有效性 数据有效性可以避免输入错误。 1)选中所需设置的单元格,在“数据”面板中选择“数据有效性”

            2)选择允许“序列”

            3)来源设置有两种方法。方法一是直接输入。如图所示,在来源处输入“男, 女”。注意直接输入时数量不宜超过 12 个。

            结果如图:

            4)方法二是点击图中表示按钮

            5)将之前在空白单元格中输入好的两个单位名称设为来源后,点击图中表示按钮返 回,确定完成。

            6)最终效果如图。

            7.冻结窗口 此功能可以方便阅读很多行或者很多列的数据。 1)鼠标单击 E2 单元格后,在“视图”面板中选择“冻结窗格” →“冻结拆分窗 格”

            2)效果如下图所示。其冻结的窗格为 E2 单元格的左侧和右侧部分。

            8.空值填充 用于需要填充多个相同日期的情况。 1)选定需要填充的数据,按“F5”,弹出如图对话框,单击“定位条件”

            2)选择“空值”后按“确定”

            3)在数据第一个空白单元格中输入“=A2”,A2 即选中范围的第一个数据。然后 按“Ctrl+ Enter”完成。效果如下图所示。

            9.选择性粘贴 复制带有公式的单元格的数值时可使用此功能。 1)选定带有公式单元格的一列,按“Ctrl+ V”复制。用鼠标右击旁边一列的第 一行单元格,点击“选择性粘贴”

            2)在弹出对话框中选择“数值”,点击确定。

            3)效果如下图,粘贴的一列已经没有了原本的单元格公式

            10.高级筛选 可从一大堆数据中筛选出不重复的唯一值。 1)选中需要筛选的数据,在“数据”面板中点击“高级”

            2)点击“将筛选结果复制到其他位置”,勾选选择“不重复的记录”,然后点击 图中表示的按钮。

            3)选择要复制到的区域后,点击图中标示按钮后确定完成。

            4)筛选效果如下图。

            11.绝对引用 乘法表快速输入: 1)先在第一行和第一列分别输入“1,2,?,9”

            2)在 B2 单元格中输入如图公式。其中“$”是绝对引用符号,把 A 列和 1 行固定 了,使其在填充时不会因为单元格位置变化而变化。

            3)回车后,向下和向右填充,结果如图所示。

            12.“F4”的作用 1)绝对引用 将光标点到需要添加绝对引用的位置,按快捷键“F4”,“C2”两个都添加了 绝对引用,再按一次“F4“,只有“C2”中的“2”添加了绝对引用,继续按 “F4”,只有 “C”添加了绝对引用

            2)重复上一次操作。选择 B2 单元格将其字体变为红色,若想继续把旁边的 C2 也变成红 色,只需单击 C2 单元格,按 F4 即可。

            13.百分比计算 1)为了计算各原材料消耗占比,在空白列输入如图公式,并按“F4”添加绝对引用

            2)在工具栏中点击 ,使其变为百分比样式,再点击 增加小数位数。填充后结果如 图方框标示所示。由于材料分类太细,为方便阅读,可在首行添加自动筛选后,筛选出编 号列的非空白项。

            3)筛选后最终结果如图。

            14.数据透视表 1)在“插入”面板中选择“数据透视表”

            2)在弹出对话框中选择“确定”

            3)根据需要在右边的面板勾选所需的字段,选择一些数据字段拖动到行列位置,并 将所需统计的数据拖动到中间的数据区域。生成如图的数据透视表。

            4)如果想查看不同使用单位的数据透视表,可直接在下拉菜单中选择。

            5)若想把不同单位的数据透视表分别放在不同的工作业,也可以用鼠标点中使用单 位,在工具栏中选择“数据透视表向导”-“分页显示”。在弹出的对话框中选择所需 的字段后点击确定。

            6)结果如图,下栏工作业上多了“广州双贤”和“南宁市胤晟”两个工作业。

            7)同理可生成数据透视图。


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